Аудит склада и инвентаризация
Смотрим, как склад работает на самом деле, и сравниваем это с тем, что записано в учёте. Находим, где теряются товар и время, и приводим остатки в порядок. Отдельная услуга: внедрять что-либо после неё необязательно.
На собственном складе три находки из четырёх закрылись изменением правил работы, а не покупкой программы. С вашим может оказаться так же, и мы честно об этом напишем.
Шесть признаков, что складу нужна инвентаризация
Отметьте, что узнаёте. Ни один пункт сам по себе не катастрофа; вместе они означают одно — решения принимаются по цифрам, которым нельзя верить. Три совпадения и больше — обследованию будет за что зацепиться.
- Остатки в учёте не сходятся с полкой, и никто не может сказать, насколько именно
- Инвентаризация раз в год превращается в неделю аврала, а расхождения списывают, не разбираясь в причинах
- Документы вносятся задним числом, поэтому «остаток на сегодня» — это остаток на позавчера
- Товар между складами теряется из виду: отправили — и до приёмки о нём никто не вспоминает
- Справочник товаров зарос дублями, и одна и та же позиция числится под тремя именами
- Руководитель узнаёт о проблеме от клиента, а не из системы
Мы начали с себя. Прежде чем предлагать обследование клиентам, мы прошли этим путём на собственном складе — и нашли ровно то же самое, о чём спрашиваем вас. Что именно, написано ниже, без смягчений.
Обследование склада, инвентаризация и регулярный пересчёт
Можно взять любую из трёх или все сразу. Чаще начинают с обследования: после него понятно, нужна ли полная инвентаризация и что менять в процессах. Услуги по инвентаризации склада заказывают и отдельно — например, перед сменой материально ответственного или после расхождений, которые не удалось объяснить.
Обследование склада
Проходим путь товара от приёмки до отгрузки и смотрим, что при этом происходит в учёте. Проверяем справочники на дубли, ошибки и штрихкоды, ищем операции, которые вносятся с опозданием, замеряем, сколько грузы идут между складами.
Независимая инвентаризация
Размечаем ячейки и печатаем этикетки, считаем с телефонов, не показывая учётное количество, — так считают товар, а не подтверждают цифру. Считаем своей командой или вместе с вашими сотрудниками: во втором случае дешевле, и люди заодно учатся считать правильно.
Регулярный пересчёт
Вместо большой инвентаризации раз в год склад пересчитывается понемногу каждый день: десять-пятнадцать ячеек, расхождения уходят старшему на разбор. Мы следим за графиком и помогаем со сложными случаями.
Что вы получаете на выходе
- Список находок с оценкой потерь. Не «на складе беспорядок», а сколько часов в месяц уходит на конкретную операцию и сколько позиций учтены неверно
- План по двум колонкам. Что исправляется правилами и настройками уже сейчас, а что требует программы. Первая колонка обычно длиннее
- Точные остатки по каждой ячейке и готовые акты списания и оприходования для вашей учётной системы
- Разметка склада. Ячейки с этикетками и штрихкодами остаются вам и работают дальше независимо от того, что вы решите внедрять
Предложения купить у нас программу в качестве вывода. Если склад теряет время на переносе данных между двумя системами, правильный совет — убрать один перенос, а не добавить третью систему. Мы пишем то, что думаем, даже когда это сокращает наш собственный заказ.
Как проходит аудит склада: четыре шага
От первого разговора до отчёта обычно проходит одна-две недели. Большую часть этого времени мы находимся у вас на складе, а не в переписке.
Разговор и доступы
Понимаем размер склада и учётную систему, договариваемся о доступе на чтение к данным учёта.
День на складе
Смотрим приёмку, отбор и отгрузку глазами, замеряем операции и разговариваем с кладовщиками.
Разбор данных
Сверяем увиденное с тем, что записано в учёте: сроки внесения документов, дубли, остатки, грузы в пути.
Отчёт и встреча
Присылаем документ заранее, затем разбираем его вместе и отвечаем на вопросы.
Что мы нашли на своём складе
Так выглядел склад СиР до того, как мы взялись за него всерьёз. Мы показываем эти цифры, потому что похожее находим почти у каждого, кто к нам обращается.
99–100 %
документов вносились в учёт задним числом, поэтому «остаток на сегодня» никогда не был остатком на сегодня.
около 58 %
товаров хранили серийный номер прямо в названии позиции: найти конкретное изделие можно было только глазами.
до 80 дней
отдельные грузы числились в пути между складами, и этого никто не замечал: напоминать было некому.
ноль
штрихкодов в учёте и ни одной регулярной инвентаризации. Пересчёт раз в год подтверждал цифру, а не проверял её.
Те самые три находки из четырёх: они закрылись регламентом, чисткой справочника и контролем сроков — без единой строчки кода. Систему мы сделали позже и для другого — чтобы порядок, наведённый руками, не разъехался обратно через полгода. Об этом есть отдельная страница про CIR WMS.
Вопросы про аудит склада и инвентаризацию
Обязательно ли потом внедрять CIR WMS?
Нет. Это отдельная услуга с отдельным результатом: отчёт и план. Часть находок закрывается правилами и настройками вашей текущей системы, без покупки чего-либо. Если по итогам обследования окажется, что программа не нужна, мы так и напишем — для нас это нормальный исход, а не провал.
Мы работаем в 1С. Вы сможете?
Да, это самый частый случай. Смотрим и на то, как работает склад физически, и на то, что при этом происходит в учёте: какие документы создаются, с какой задержкой и кем. Если у вас другая система или учёт в таблицах, подход тот же.
Склад придётся останавливать?
Обследование — нет, мы работаем рядом и не мешаем. Полная инвентаризация обычно требует паузы или выходного дня, но считать можно и по зонам, не останавливая склад целиком. Регулярный пересчёт устроен так, что остановка не нужна вовсе.
Сколько это занимает?
Обследование — одна-две недели в зависимости от размера склада и состояния данных. Инвентаризация — от одного дня. Сроки называем после короткого разговора, когда понятно количество позиций, ячеек и складов.
Кто будет считать?
Договариваемся. Можем посчитать своей командой, можем вместе с вашими сотрудниками — второй вариант дешевле и заодно учит людей считать правильно. Расхождения в любом случае перепроверяем вдвоём.
Что обычно идёт следом за обследованием
Автоматизация склада
Если по итогам обследования решено менять не только правила: приёмка, адресное хранение, списания, обмен с 1С.
CIR WMS
Наша складская система: задания кладовщикам на телефон, документы в учёт по факту работы, перемещения и инвентаризация.
Как это было у клиента
Склад одежды: 151 модель и почти 9 000 единиц пересчитали за три дня, не снимая сотрудников с работы. Что нашли помимо остатков.
Расскажите про свой склад
Сколько позиций и ячеек, в какой системе ведёте учёт, когда последний раз считали остатки. Этого хватит, чтобы назвать срок и стоимость обследования. Если увидим, что обследование вам не нужно, скажем сразу.
Выезжаем на склады в Санкт-Петербурге и Ленинградской области; в другие регионы — по договорённости. Разбор данных учёта делаем удалённо, для него приезжать не нужно.