Автоматизация закупок и тендерных процедур

Закупка редко разваливается на этапе выбора поставщика. Разваливается она позже — когда через полгода приходит проверка или новый финансовый директор и спрашивает, почему взяли этого подрядчика, а не того, который был на двенадцать процентов дешевле. Закупщик помнит, что у дешёвого срок поставки был вдвое длиннее и не было гарантии, но доказать это нечем: письма в личной почте, сравнение — в файле на рабочем столе, а человек, который вёл процедуру, уже уволился.

Автоматизация закупок нужна не для того, чтобы покупать дешевле. Она нужна, чтобы решение о покупке было воспроизводимым: видно, какие предложения собрали, по каким критериям сравнивали, кто голосовал и почему выбрали именно так.

Потребность превращается в лот

Вход в закупку — это согласованная потребность. Она может прийти из снабжения, из бюджета подразделения или из плана закупок на год. Закупщик собирает похожие позиции в лот, назначает вид процедуры и срок сбора предложений. С этого момента у закупки появляются даты, ответственный и статус, который видит не только он.

Здесь же проверяются лимиты. Если по статье бюджета денег на квартал не осталось, система скажет об этом на входе, а не на этапе подписания договора, когда обязательства уже приняты.

Сбор предложений без личной почты

Поставщикам уходит одинаковый запрос с одинаковыми условиями и дедлайном. Отвечают они через форму по ссылке: цена, срок, отсрочка, гарантия, прикреплённое коммерческое предложение. Данные сразу ложатся в реестр закупки — не в чью-то переписку.

Побочный эффект оказывается важнее основного: когда запрос уходит по шаблону, поставщики перестают отвечать в свободной форме. Раньше на приведение пяти разных писем к одной таблице уходил рабочий день, теперь таблица собирается сама.

Сравнение и протокол

Сравнительная таблица строится автоматически по критериям, которые вы задали: цена, срок поставки, условия оплаты, гарантия, доставка. Веса критериев настраиваются, расчёт видно целиком. Мы намеренно не делаем так, чтобы система выбирала победителя сама, — решение принимает закупщик или комиссия. Система отвечает за то, чтобы расчёт сохранился и его можно было открыть через год в том же виде.

Из данных процедуры формируется протокол: состав участников, предложения, критерии, итог, обоснование. Никто не пишет его заново в Word, и поэтому он совпадает с тем, что было на самом деле.

Договор и спецификация

Дальше закупка переходит в договор. Шаблон подставляется из справочника, спецификация собирается из позиций лота, а не перебивается руками — так пропадает классическое расхождение между тем, что согласовали, и тем, что подписали. Договор идёт по маршруту: юрист, финансы, руководитель. Каждое замечание видно, версии не путаются, и на вопрос, у кого документ, отвечает карточка, а не обзвон коллег.

Про 44-ФЗ и 223-ФЗ — честно

Если вы работаете по этим законам, важно сразу разделить контуры. Всё, что происходит внутри компании, — планирование, обоснование потребности, согласование технического задания, работа комиссии, подготовка протоколов и договоров, контроль сроков — автоматизируется и живёт в системе. Публикация процедур, приём заявок на площадке и размещение сведений в ЕИС остаются там, где они есть сейчас: систему мы не выдаём за замену ЕИС и электронной торговой площадки. Она готовит и хранит документы внутреннего контура — не более того, но и не менее.

Что придётся сделать вам

Закупочный процесс невозможно настроить без внутренних правил. Если положения о закупках нет или оно написано формально и не соблюдается, автоматизация это вскроет в первую же неделю. Мы помогаем сформулировать правила, но принимать их придётся вам: какие суммы через какую процедуру, кто входит в комиссию, сколько дней даётся на сбор предложений. Без этих ответов настраивать нечего.

Если под ваш регламент не подходит стандартная логика, часть контура делаем на заказ. Такое случается на предприятиях с несколькими юрлицами и разными комиссиями — типовой процедурой их не покрыть.

Сроки

Базовый закупочный контур запускается за 4–6 недель: неделя на аудит и разбор регламента, две-три на настройку процедур и маршрутов договоров, неделя на обучение и первые реальные закупки под нашим присмотром. Работы разбиты на этапы с приёмкой каждого. Примеры похожих проектов — в кейсах.