Зачем бизнесу автоматизация и как считать эффект

Ко мне приходят с инструментом: нужна CRM, нужен портал, нужен обмен с 1С. Я всегда задаю встречный вопрос — что вы хотите увидеть через полгода такого, чего не видите сейчас. На нем разговор либо становится предметным, либо выясняется, что автоматизация пока не нужна, нужен порядок в регламентах. Второе случается чаще, чем принято думать.

Расскажу, как мы считаем эффект до старта и что из этого потом сходится, а что нет.

Что мы считаем перед проектом

Мы не начинаем с презентации, мы начинаем с замера. Берем один процесс и разбираем его по шагам: кто, что делает, сколько это занимает, сколько раз в месяц повторяется. Считается на встрече, при участниках процесса, а не по ощущениям руководителя — руководитель почти всегда недооценивает, сколько времени уходит на согласования.

Дальше это перемножается, и получается цифра, которую можно показать собственнику. Она грубая, и я всегда говорю об этом вслух: точность у нее плюс-минус треть. Но она честная, потому что собрана из ваших данных, а не из отраслевых бенчмарков.

Где эффект появляется на самом деле

По нашим проектам он приходит из трех мест, и по значимости они выстраиваются не так, как ожидают.

Ошибки, которых больше нет. Это самое денежное и самое незаметное. Пересорт при отгрузке, счет, выставленный по старой цене, забытая заявка на закупку — каждый случай стоит конкретных денег, и их можно поднять за прошлый год. У производственных заказчиков этот пункт почти всегда обгоняет экономию времени в два-три раза.

Скорость цикла. Согласование, которое шло четыре дня, идет полдня. Само по себе это не деньги, но оно меняет то, что можно пообещать клиенту, и то, сколько заказов проходит через тот же штат. Здесь эффект считается не в часах, а в обороте.

Прозрачность. Самый спорный пункт: его невозможно посчитать заранее и очень легко пообещать. Мы не ставим его в расчет вообще — говорим о нем как о побочном результате, а не как об аргументе.

Автоматизация не экономит деньги. Деньги экономит изменившийся процесс.Программа только делает так, что вернуться к старому порядку становится сложнее, чем работать по новому.

Где мы отговариваем

Отговариваем регулярно, и это не кокетство: неудачный проект стоит нам дороже, чем несделанный.

• Процесс не описан и постоянно меняется. Автоматизировать хаос — значит зафиксировать хаос в коде. Сначала регламент, потом система.
• Операций мало. Если согласование происходит трижды в месяц, никакая система не окупится. Здесь дешевле договориться о порядке и повесить его на стену.
• Внедрение никто не ведет со стороны заказчика. Это главная причина, по которой проекты умирают. Нужен человек с полномочиями, который принимает решения по спорным местам. Без него мы месяцами ждем ответов, а система стоит.
• Цель звучит как «чтобы было современно». Такие проекты не с чем сверять на финише, поэтому они всегда заканчиваются ощущением, что деньги потрачены зря.

Что мы проверяем после запуска

Через два-три месяца возвращаемся к тем же цифрам, которые считали до старта. Не к новым, а именно к тем же — иначе сравнение превращается в подгонку.

С чего начать

Мы советуем взять один процесс — тот, что болит громче всех, — и довести его до конца. Один процесс за два-три месяца дает понятный результат, обкатанные правила и, что важнее, опыт: команда уже знает, как это происходит, и следующий участок идет вдвое быстрее. Проекты «автоматизируем все сразу» мы за последние годы видели много и заканчивались они одинаково.

Что автоматизируют чаще всего и в каком порядке — собрано в разделе «Что автоматизируем». Отдельная тема — обучение сотрудников: без него расчет эффекта остается расчетом на бумаге, и это мы тоже проверили на себе.